Pembagian chat
Chat sampai ke orang yang tepat, tanpa diatur manual
Pilih cara chat baru dibagikan: bergiliran, ke anggota dengan beban paling sedikit, atau masuk antrean tim untuk diambil manual. Anggota yang offline, di luar jam kerjanya, atau sudah penuh dilewati, dan bila tidak ada yang bisa menerima, chat dialihkan ke supervisor atau antrean.
- Paket
- Pro
- Di dashboard
- Tim & Peran
- Kelompok
- Chat & Omnichannel
Ilustrasi dengan data contoh
Apa itu
Pembagian chat & tim
Aturan otomatis yang menentukan siapa memegang setiap chat baru dari kanal milik sebuah tim, lengkap dengan cadangan saat semua anggota sedang sibuk.
Untuk siapa
- Usaha dengan dua admin atau lebih pada satu nomor
- Tim yang dibagi per tugas, misalnya CS, booking, dan sales
- Supervisor yang ingin beban kerja anggota merata
- Usaha dengan admin shift pagi dan sore
Yang Anda dapat
Pembagian chat & tim di Conex Bisnis
Bergiliran
Chat baru dibagi rata ke anggota tim secara bergantian.
Beban paling sedikit
Chat baru diberikan ke anggota yang sedang menangani chat paling sedikit.
Antrean manual
Chat masuk antrean tim dan diambil oleh anggota yang siap.
Lewati yang tidak siap
Anggota offline, di luar jam kerjanya, atau sudah mencapai batas dilewati.
Tim/divisi
Kelompokkan anggota, misalnya CS, booking, sales, atau komplain.
Cadangan supervisor
Bila tidak ada yang bisa menerima, chat dialihkan ke supervisor atau antrean.
Perlu diketahui
- PaketPembagian chat otomatis dan tim/divisi tersedia di paket Pro. Transfer chat manual tersedia di semua paket.
- CabangTim/divisi belum terikat ke cabang.
Cara kerja
Langkah demi langkah di dashboard
Nama menu sesuai business.conex.chat.
- 1
Buat tim
Di Tim & Peran › Tim, beri nama dan warna, lalu pilih anggota dan supervisornya.
- 2
Pilih kanal tim
Tentukan nomor atau kanal yang dilayani. Satu kanal hanya dilayani satu tim, sehingga chat baru dari kanal itu otomatis menjadi milik tim tersebut.
- 3
Tentukan cara membagi
Bergiliran, beban paling sedikit, atau manual, yaitu chat menunggu di antrean tim dan diambil sendiri oleh anggota.
- 4
Atur batas & jam kerja
Isi batas chat per anggota, lalu pilih jam kerja setiap anggota: ikut jam buka bisnis atau diatur sendiri.
- 5
Pilih cadangan
Saat tidak ada yang bisa menerima, chat menunggu di antrean tim atau dikirim ke supervisor.
- 6
Uji dengan simulasi
Simulasi menunjukkan chat berikutnya akan jatuh ke siapa beserta alasannya, tanpa membuat chat sungguhan.
Pengaturan penting
- Cara membagi
- Bergiliran (round robin), beban paling sedikit, atau manual.
- Batas chat per anggota
- Anggota yang sedang memegang chat sebanyak batas ini dilewati sampai bebannya berkurang.
- Lewati yang offline
- Anggota yang sedang offline tidak diberi chat baru.
- Saat semua sibuk
- Tunggu di antrean atau kirim ke supervisor.
- Mode antrean
- Di Automisasi, pelanggan bisa diberi tahu nomor antrean, perkiraan menit menunggu, dan nama tim yang melayani.
Batasan & aturan
- Paket
- Pembagian otomatis dan tim/divisi hanya di paket Pro. Bila Pro berakhir, tim yang sudah dibuat tetap tersimpan tetapi tidak bisa dibuat atau diubah.
- Jumlah
- Hingga 50 tim per bisnis, dengan batas 1–30 chat per anggota.
- Satu kanal satu tim
- Sebuah nomor atau kanal hanya bisa dilayani oleh satu tim.
- Hanya chat baru
- Pembagian berjalan untuk percakapan baru. Chat lama tetap pada pemegangnya dan bisa dipindahkan manual.
Contoh pemakaian
Dipakai di berbagai usaha
Klinik
Tim "Pendaftaran" memegang nomor booking dengan cara bergiliran, sementara tim "Konsultasi" memegang nomor lain dengan antrean manual.
Solusi klinik & kesehatanDistributor
Permintaan grosir dibagi ke sales dengan beban paling sedikit, dan batas 10 chat per orang menjaga balasan tetap cepat.
Solusi distributor & grosir (B2B)Toko retail
Admin shift pagi dan sore memakai jam kerja pribadi, sehingga chat baru hanya jatuh ke admin yang sedang bertugas.
Solusi toko & retailIntegrasi dengan fitur lain
Bekerja bersama fitur lain
Masalah yang diselesaikan
Fitur ini membantu saat…
Chat menumpuk & lambat dibalas
Pelanggan menunggu lama karena chat datang lebih cepat dari kemampuan membalas.
Lihat cara mengatasinyaTim CS rebutan satu HP
Satu nomor WhatsApp dipegang bergantian oleh banyak admin.
Lihat cara mengatasinyaTidak tahu kinerja tim
Pemilik tidak tahu siapa yang lambat membalas dan deal mana yang macet.
Lihat cara mengatasinyaFAQ
Pertanyaan seputar pembagian chat & tim
Apa beda bergiliran dan beban paling sedikit?
Bergiliran membagi bergantian tanpa melihat jumlah chat aktif. Beban paling sedikit memilih anggota yang sedang memegang chat paling sedikit.
Apa yang terjadi bila semua anggota offline?
Sesuai pilihan Anda, chat menunggu di antrean tim atau diteruskan ke supervisor.
Apakah tersedia di paket Gratis?
Tidak. Pembagian otomatis dan tim/divisi ada di paket Pro. Di paket Gratis, chat bisa ditugaskan atau ditransfer manual.
Apakah chat lama ikut dibagi ulang?
Tidak. Pembagian otomatis hanya untuk percakapan baru. Chat lama bisa dipindahkan manual lewat menu di setiap chat.
Bisakah satu nomor dilayani dua tim?
Tidak. Satu kanal hanya dilayani satu tim. Bila perlu, gabungkan anggotanya ke dalam satu tim.
Bagaimana menguji aturan sebelum dipakai?
Gunakan simulasi di tab Tim. Hasilnya menunjukkan siapa penerima chat berikutnya dan alasannya, tanpa membuat chat.
Apakah jam kerja tiap anggota bisa berbeda?
Bisa. Setiap anggota memakai jam buka bisnis atau jam kerjanya sendiri, dan anggota di luar jam kerjanya dilewati.
Terkait
Fitur & solusi terkait
Label, catatan & pengingat
Alat kotak masuk: label, status, catatan internal, balasan cepat, pengingat.
Pelajari GratisProPeran & izin
Pemilik, Admin, Supervisor, staf, dan peran kustom (Pro).
Pelajari GratisProTim, kontak & broadcast
Staf & peran, kontak pelanggan, pipeline, dan broadcast berizin.
Pelajari TimCustomer service
Kotak masuk bersama, pembagian chat, catatan, dan Saran AI.
Lihat solusiCoba Conex Bisnis gratis
Daftar dengan nomor WhatsApp, isi profil, dan mulai terima chat hari ini.